Succesfuld førstegangsudlejning kræver stor indsats
Koncentons egen udlejningsafdeling, Go’Bolig, står for alle førstegangsudlejninger, når en ny ejendom skal tages i drift. Det er en ressourcekrævende proces at komme godt i mål så hurtigt som muligt.
Artiklen er skrevet af Pia Eskildsen og udgivet i Fundament, Koncentons Investormagasin.
Når lejemålene i en helt ny ejendom skal udlejes for første gang, kræver det en god portion planlægning og timing for at få succes. Det forklarer Henrik Jakobsen, der er kommunikations- og marketingchef i Go’Bolig. Marketingafdelingen har sammen med kollegerne i Go’Boligs udlejningsafdeling langt de fleste opgaver i forhold til en førstegangsudlejning af en Koncenton-ejendom.
Opgavebeskrivelserne for udlejningsprocessen er blevet mere og mere detaljeret i takt med, at Koncentons ejendomsportefølje pt. rummer næsten 100 boligudlejningsejendomme i drift.
Proces i tre faser
Udlejningsprocessen kan opdeles i tre primære faser med hver deres tilhørende opgaver.
Den første fase er opstartsfasen, hvor et tværfagligt projektteam med repræsentanter fra Go’Bolig og fondsforvalterteamet for første gang bliver præsenteret for en ny ejendom, der er blevet indkøbt til en investorejet ejendomsfond. Det er Koncentons indkøbsafdeling, der kender projektet, og derfor er det medarbejdere herfra, der står for at informere om blandt andet konceptet for ejendommen, boligtyperne, antal boliger og den geografiske placering.
”Det er helt afgørende for os at vide, om det eksempelvis er seniorboliger, klimaboliger eller helt ”almindelige” boliger, der er tale om. Er det rækkehuse eller lejligheder – eller begge dele? Hvor i landet ligger ejendommen og hvornår forventer vi, at ejendommen kan gå i drift,” forklarer Henrik Jakobsen og understreger, at jo flere informationer der ligger klar helt fra start, jo nemmere er opgaven at gå til efterfølgende.
(artiklen fortsætter under billedet)
Opbygning af interesseliste
Næste skridt for marketingafdelingen er at planlægge et såkaldt prelaunch, der typisk ligger 12-18 måneder før, en ejendom går i drift. Det handler blandt andet om at lægge relevant billedmateriale i form af plantegninger og renderinger af den kommende ejendom på Go’Boligs hjemmeside.
”Når hjemmesiden er klar, går vi i gang med at opbygge en interesseliste blandt potentielle, interesserede lejere. I praksis betyder det, at vi starter med at informere om projektet ved at annoncere lokalt på sociale medier,” fortæller Henrik Jakobsen.
Marketingafdelingen sender herefter løbende nyhedsmails til interesselisten, hvor der orienteres om byggestatus og deles billeder og videoer af byggeriet.
”Alt efter projektets størrelse og efterspørgslen på lejeboliger i området, har vi haft alt lige fra 300 til 2.500 personer på vores interesselister. Det er et værdifuldt pejlemærke for os i forhold til at planlægge den kommende indsats for selve udlejningen,” lyder det fra kommunikations- og marketingchefen.
Af og til arrangerer Go’Boligs udlejningsafdeling desuden ”Walk & Talks”, hvor interesserede kan få en rundvisning på byggepladsen og/eller i området, før ejendommen rigtig tager form.
Huslejeniveauet fastsættes
Frem mod den ”rigtige” lancering af ejendommen har Go’Boligs medarbejdere gang i mange forskellige forberedelser. Der skal blandt andet udarbejdes et komplet overblik over hele ejendommen – inkl. plantegninger af alle lejemål, opdateret billed- og videomateriale, beskrivelser af udeområder mv. Alt sammen elementer, som er helt afgørende for at kunne gå i markedet med lejeboligerne, påpeger Henrik Jakobsen.
I udlejningsafdelingen har medarbejderne ansvar for at finde frem til den rette prissætning af huslejen for lejemålene, forklarer udlejningschef i Go’Bolig, Søren Justesen.
”Vi ser på en lang række parametre, når vi fastsætter huslejeniveauet – for eksempel den oprindelige budgetleje fra projektmaterialet samt erfaringer fra andre Koncenton-ejendomme i lignende områder og med samme boligtyper. Vi sammenligner også med reference-projekter i markedet, og hvis vi mener, der er behov, indhenter vi også en vurdering fra eksterne, lokale mæglere, der kender området,” fortæller Søren Justesen.
Når de overordnede forhold er blevet undersøgt grundigt, laver udlejningsafdelingen en yderligere individuel prissætning af de enkelte lejemål. Det sker ud fra fysiske forhold som etage, indretning, lysindfald, verdenshjørner, kig, trafik mv.
”Herfra er vi klar til at drøfte vores oplæg til prissætningen med Koncentons indkøbsafdeling, der lagde den oprindelige budgetleje og fondscheferne i forvaltningsteamet, der præsenterer investorernes interesser i de enkelte fonde,” forklarer Søren Justesen.
Udlejningen igangsættes og følges tæt
Selve udlejningsfasen løber typisk over 6-12 måneder.
”Vi starter med at gøre alle lejemål tilgængelige på Go’Boligs hjemmeside og øvrige lejeboligportaler. Derudover sætter vi gang i endnu en annonceringsrunde på Google og sociale medier, ligesom vi også sætter bannere op for at få noget lokal synlighed. Det har vi generelt gode erfaringer med,” forklarer Henrik Jakobsen og fortsætter:
”Vi skriver selvfølgelig også til interesselisten og inviterer til åbent hus-arrangementer og åbner for booking af individuelle fremvisninger”.
Ifølge Henrik Jakobsen er Go’Bolig i de senere år i stigende grad begyndt at lancere ejendommenes lejemål i etaper.
”Det giver os nogle handlemuligheder i forhold til at kunne justere huslejepriserne op eller ned i forhold til efterspørgslen,” siger han.
(artiklen fortsætter under billedet)
Prøveboliger er vigtige
Så hurtigt som muligt i udlejningsfasen overtager Go’Bolig en til to repræsentative prøveboliger. Prøveboligerne bliver fuldt indrettet, så kommende lejerne kan danne sig et godt indtryk af boligen.
”Prøveboligerne er generelt meget vigtige for os – både i forhold til marketingindsatsen og for udlejningskonsulenterne. Vores erfaringer viser, at udlejningen for alvor rykker, når vi kan fremvise en konkret prøvebolig. Ideelt set har vi minimum én prøvebolig klar, når vi sætter gang i udlejningen. Hvis det ikke lykkes, laver vi gerne en ”relancering”, når vi har en prøvebolig klar,” siger Henrik Jakobsen.
Tæt opfølgning
Projektteamet med repræsentanter fra Go’Bolig, fondsforvalter-teamet og indkøbsafdelingen følger udlejningen meget tæt igennem hele perioden. Det sker på et ugentligt statusmøde, hvor der drøftes status på antal underskrevne lejekontrakter, tempoet i udlejningen, tilbagemeldinger fra udlejningskonsulenterne osv.
Den tætte opfølgning sikrer, at der hurtigt kan justeres på huslejepriser eller introduceres nye marketingkampagner eller -tiltag, som kan være med til at sikre, at alle lejemål så vidt muligt bliver udlejet, inden ejendommen går i drift.
”Vi er i stigende grad begyndt at lancere udlejningen i etaper, fordi det giver os nogle bedre handlemuligheder. Det kan eksempelvis være givtigt i en situation, hvor udlejningen går superhurtigt. Her kan vi godt skrue lidt op for huslejen, fordi det jo i sidste ende er det bedste for investorerne i ejendomsprojektet,” siger udlejningschef Søren Justesen.
Om Go'Bolig
- +40 medarbejdere placeret i Aarhus og København
- Administrerer pt. 97 ejendomme med i alt 6.700 lejeboliger i drift
- Afdelinger:
- Administration
- Udlejning
- Drift & Vedligehold
- Kommunikation & Marketing