Med en ny lejerportal og et tilhørende administrationssystem har Koncenton taget et stort skridt mod en mere digital hverdag for lejere, ejere og udlejere.

Af JANNIK BRINCH (jbh@koncenton.com)

Måske kender du det alt for godt. Opvaskemaskinen lækker vand. Eller måske er der pludselig ingen varme i din lejlighed. Det kan også være, at du gerne vil vide, hvor meget strøm du har brugt det seneste år. Typisk vil du kontakte udlejer eller viceværten for at få hjælp. Men måske kan du ikke få fat på vedkommende, måske er det uden for åbningstid eller måske strander din sag bare uden forklaring.

I Koncenton og udlejningsselskabet Go’Bolig har vi taget skridtet ind i den digitale tidsalder. En helt nye lejerportal og administrationssystem er ved at blive rullet ud til lejerne i Koncentons ejendomsportefølje. Det skal lette kommunikationen mellem lejer og udlejer og sikre langt bedre indblik i både lejemål, forbrug og sagsgange.

(artiklen fortsætter under billedet)

Let at oprette sag

En af dem, der allerede har benyttet den nye digitale adgang, er 66-årige Kirsten Kirkedal Hansen. Efter 40 år i eget hus i Juelsminde er hun sammen med sin mand flyttet ind i det nye seniorbofælleskab på Marie Haves Vænge i Horsens.

”Vi ville gerne have flyttet alt det administrative angående boligen over i min mands navn. I stedet for at skulle ringe og finde den rette person, der kunne hjælpe, så oprettede vi bare en sag i den nye portal. Det var utroligt
let,” fortæller Karin Kirkedal Hansen.

Hjælper hinanden

Selvom seniorbofællesskabet er forholdsvis nyt, så er der allerede opstået et godt sammenhold mellem beboerne, der nyder hinandens selskab med fællesspisning, håndboldaftener og senest en sommerfest.
For særligt de ældre borgere i fællesskabet kan det digitale drille, og her er det en stor fordel, at beboerne kan hjælpe hinanden.

”Jeg har vænnet mig til, at meget efterhånden er digitalt. Men det kan være svært for nogle af de ældre, og vi hjælper gerne hinanden hernede. Vi har lavet en liste i fællesrummet, hvor man kan skrive sig på, hvis man har brug for hjælp,” fortæller Karin Kirkedal Hansen.

Lettere kontakt

Tanken med den nye lejerportal har været at give lejerne én samlet kontaktflade i forhold til deres lejemål. Når man så samtidig kobler portalen med et administrationssystem fyldt med data om ejendommene, så får man et setup, der giver langt bedre mulighed for at servicere lejerne.

”Lejerne har haft et stort ønske om, at det skal være endnu lettere at komme i kontakt med os. Derfor har de også være involveret i udviklingen fra starten, så vi kan sikre den bedst mulige lejertilfredshed,” siger IT Business Partner i Koncenton Lisa Veldhuis.

Mere tilfredse lejere

Et eksempel på brugen kunne være en vaskemaskine, der går i stykker. Med det nye system vil lejeren med det samme kunne melde fejlen i lejerportalen. Den vil så dukke op på skærmen hos udlejer, der i systemet kan se nøjagtigt, hvilken vaskemaskine lejeren har stående og dermed også let vil kunne tjekke eventuel garanti, type af reservedele eller andet på vaskemaskinen og eventuel sende opgaven videre til viceværten. Lejeren har i portalen samtidig mulighed for at følge sagen skridt for skridt.

(artiklen fortsætter under billedet)

Som en ekstra gevinst har det været muligt at indgå nye samarbejder med leverandører som eksempelvis WhiteAway på hvidevaredelen. Det giver stordriftsfordele og effektivitet, fordi vi kan samarbejde direkte i det samme system med adgang til det samme datagrundlag. Portalen rummer også masser af anden kommunikation og dokumentation som varslinger, information om arrangementer, lejekontrakter og lignende.

”Det bliver simpelthen nemmere at være lejer, og det er også vores forventning, at det vil gøre lejerne mere tilfredse med at bo i ejendommene. I sidste ende vil det give mindre udskiftning, og dermed en endnu stærkere drift,” siger Head of IT i Koncenton Allan Severinsen.

En gevinst for alle parter

Det er samtidig også interessant fra et ejerperspektiv, fordi den nye lejerportal kombineret med et stærkere administrationssystem vil gøre driften mere effektiv og give færre omkostninger for ejendommenes ejere.

Den øgede mængde af data om ejendommene vil gøre det muligt at træffe smartere beslutninger, når det kommer til eksempelvis valg af materialer og hvidevarer, fordi vi kan se over tid, hvad der fungerer, og hvad der ikke fungerer.

Opgavestyringen bliver også nemmere og mere præcis, og ikke mindst i forhold til en eventuel salgsproces vil investorerne få en trumf i baghånden med adgang til mere strukturerede data om ejendommene. Det kan i sidste give en højere pris.

”Den øgede digitalisering af lejerkommunikationen og koblingen til et administrationssystem med langt flere data er en gevinst for alle parter og giver os som udlejer og udbyder af ejendomsinvestering et virkelig stærkt redskab. Vi kommer til at udvikle på systemet i de kommende år, så det bliver endnu bedre og vil kunne løse endnu flere opgaver,” siger Allan Severinsen.

Han peger blandt andet på digitale nøgler og tilkøb af services som eksempelvis gardinopsætning og rengøring som nogle af de mulige funktioner, der kan tilføjes i fremtiden.

FAKTA OM NY LEJERPORTAL

Hvad betyder det for lejerne?

• Man kan se al tilgængelig info om sin bolig: økonomi, plantegning, lejekontrakt, husorden og andre dokumenter
• Man kan oprette og følge sager eksempelvis i forhold til reparationer og lign.
• Der vil være en FAQ med de hyppigst stillede spørgsmål og svar – stort ønske fra lejere
• Finde kommunikation fra Go’Bolig (eks. generel information, varslinger, arrangementer mv.)
• Løbende udbygges portal med nye funktioner som eksempelvis: indgåelse/ophævelse af lejemål, booking af faciliteter og fremvisninger, tilkøb af services eks. vinduespudsning m.v.

Hvad betyder det for ejerne?

• Effektivisering af lejers livscyklus
• Endnu højere lejertilfredshed = forventet mindre lejerudskiftning
• Koncenton får adgang til langt mere data – det kan bruges til at træffe smartere beslutninger - eks. til valg af materialer eller hvidevarer
• Mere præcist overblik over ejendomme og de enkelte lejemål
• Opgavestyring vil blive markant nemmere
• Mere strukturerede data gør ejendom mere attraktiv i salgsproces = argument for højere pris for ejendommen